Wie KiBiZ die Hälfte der Lizenzkosten selbst erwirtschaftet

Ausgangslage: alte Software, Excel und viel Papier

Vor dem Wechsel arbeitete KiBiZ mit einer klassischen Kita-Software, die auf den eigenen Computern installiert war. Kinder und Belegung waren darin zwar erfasst, doch im Alltag lief vieles von Hand und an jedem Standort anders:

• Jede der 10 Kitas plante ihr Personal auf ihre eigene Weise. Ob genug Personal für die angemeldeten Kinder da war, liess sich nur von Hand prüfen.
• Für die Arbeitszeit gab es 180 einzelne Excel-Dateien, eine pro Person. Das Tagesjournal führte jede Gruppe in einem Büchlein, das herumgereicht wurde.
• Selbst für einen zusätzlichen Betreuungstag brauchte es ein ausgedrucktes Formular, eine Unterschrift von Hand und den Postweg.

Am Schluss ist es immer dasselbe: Alles Papierbasierte setzt physischen Zugriff voraus. Wir hatten unglaublich viele Medienbrüche im System.

Daniel Kilchmann, Geschäftsleiter KiBiZ

Der Auslöser

Dass sich bei der Personalplanung und den vielen Excel-Dateien etwas ändern musste, war der Geschäftsleitung längst klar. Den letzten Anstoss gab eine Elternbefragung: In mindestens der Hälfte der Kitas wurde das Bringen und Abholen als belastend erlebt. Wer sein Kind kurzfristig abmelden wollte, kam oft nicht durch, weil genau dann kaum jemand ans Telefon gehen konnte. Einzelne Eltern wünschten sich ausdrücklich eine App. «Da habe ich gesagt: Jetzt schlagen wir mehrere Fliegen mit einer Klappe und machen uns auf die Suche nach einer moderneren Lösung», sagt Daniel Kilchmann.

Warum Kidesia?

Vier Kriterien waren entscheidend:

• Weblösung statt eigener Server: funktioniert auf allen Geräten und braucht keine eigene Wartung
• Schweizer Lösung: Die Daten sind nach Schweizer Datenschutzgesetz geschützt
• Kurze Wege: eine Ansprechperson, die die Schweizer Rahmenbedingungen kennt
• Bezahlbar: Das Geld soll in die Betreuung fliessen

Am Ende gab das Gesamtpaket den Ausschlag: eine Software, die aus der Kita heraus gedacht ist und die wichtigsten Abläufe besser abdeckt als die geprüften Alternativen, und ein Anbieter, der sie erkennbar partnerschaftlich weiterentwickeln will. Auch beim Preis überzeugte Kidesia. Bei anderen Anbietern werden die Lizenzen für grosse Trägerschaften schnell teuer: Die erste Offerte eines anderen Schweizer Anbieters war dreimal so hoch. So bleiben die Lizenzkosten auch mit 10 Standorten in einem Rahmen, den das Kita-Budget trägt.

Man merkt von Anfang an: Es ist aus der Kita heraus gedacht. Viele Kernprozesse waren besser strukturiert als bei der Konkurrenz. Und es ist ein partnerschaftliches Verhältnis. Da landet man an einem Punkt, wo die Lizenzkosten argumentierbar sind und es sich unter dem Strich tatsächlich lohnt.

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Die Einführung

KiBiZ stellte in zwei Schritten um: Am 1. August 2025 startete Kidesia, am 1. Januar 2026 folgte Timesia, die App von Kidesia für Zeiterfassung und Personalplanung. Die Daten aller 10 Standorte aus der alten Software zu übernehmen, klappte trotz der grossen Menge weitgehend reibungslos, und Verträge wie Elternkommunikation liefen vom ersten Tag an. Nur bei zwei, drei Angaben musste geklärt werden, wo sie im neuen System hingehören. An ein paar Stellen hat KiBiZ bewusst vereinfacht und unterscheidet heute weniger fein als früher.

Zeit, sich in Ruhe in einen Bereich nach dem anderen einzuarbeiten, blieb dem Team kaum. Die Bedienung sass trotzdem schon während der Umstellung. Ängste gab es anfangs vor allem bei der Personalplanung: Wie soll zentral geplant werden, was jede Standortleitung bisher auf ihre eigene Weise gelöst hat? Nachdem Kidesia die Personalplanung mehrfach verbessert hatte, sind diese Fragen verstummt: «Die Ängste haben sich ziemlich aufgelöst. Dort hören wir nichts mehr, und es funktioniert gut.»

Besonders schnell kam die Daily App in den Gruppen an. Darin erfasst das Team Anwesenheiten und Tagesberichte. Fast alle Standorte nutzten sie praktisch sofort, auf Tablets und Handys und fast ohne Schulung. Wie schnell es ging, hing vor allem davon ab, wie offen ein Standort für Digitales war. «Gerade die Kitas, die vorher viele Notizen für die Übergabe gemacht haben, melden zurück, dass jetzt jede Person unmittelbar auf das Kind zugreifen und Auskunft geben kann», sagt Kilchmann.

Auch bei den Eltern kam die Eltern App gut an. Bis heute gab es kein einziges negatives Feedback, «und im Normalfall hörst du es, wenn etwas nicht funktioniert».

Ergebnisse & Mehrwert

Messbar

• 50 % der Lizenzkosten durch Zusatzbuchungen gedeckt. Eltern sehen freie Plätze direkt in der App und können dort zusätzliche Tage anfragen. Seither buchen sie deutlich mehr Zusatzbetreuung, und die zusätzlichen Einnahmen decken rund die Hälfte der jährlichen Lizenzkosten.
• 30–50 % weniger Telefonanrufe. Abmeldungen und Alltägliches erledigen Eltern jetzt in der Eltern App, wann es ihnen passt. Gerade beim Bringen und Abholen ist es dadurch viel ruhiger geworden. Den Rückgang der Anrufe schätzt KiBiZ auf 30 bis 50 %.
• 10 Minuten Zeitersparnis pro Vertrag. Dank der digitalen Vertragsverwaltung muss niemand mehr Verträge ausdrucken, verschicken und ablegen. Wer über die App kündigt, kann nur den nächstmöglichen Termin wählen, darum gibt es keine Diskussionen über Fristen mehr.

Im Alltag spürbar

• Infos bei der Arbeit statt im privaten Postfach. Mitteilungen der Geschäftsleitung erscheinen auf der Pinnwand in Timesia. Die Mitarbeitenden lesen sie während der Arbeitszeit und nicht mehr über ihre private Mailadresse.
• Personalabsenzen im Überblick. Fällt im Kita-Alltag jemand aus dem Team aus, muss sofort eine Lösung her, für den Blick aufs Ganze bleibt kaum Zeit. Die zentrale Übersicht zeigt, wo sich Absenzen häufen, und KiBiZ kann früh reagieren.
• Einblick in die Tagesberichte. Die Geschäftsleitung sieht erstmals, wie die einzelnen Standorte dokumentieren. Das reicht von Einträgen in Portfolio-Qualität bis zu knappen organisatorischen Notizen. Nach dem ersten Jahr kann KiBiZ daraus einen Mindeststandard ableiten, auf den sich Eltern an jedem Standort verlassen können.

Fazit

Kidesia ist eine All-in-One-Lösung, die auf unser Kernbusiness zugeschnitten ist: ein komplexer Kern mit intuitiven Apps als niederschwellige Anbindung im Tagesbetrieb. Es kostet etwas, aber es wiegt das mindestens auf. Unter dem Strich lohnt es sich, man gewinnt echte Qualität im Alltag. Und man hat einen vertrauensvollen Schweizer Partner, der schnell reagiert und die Software partnerschaftlich weiterentwickelt.

Daniel Kilchmann, Geschäftsleiter KiBiZ