Datenschutzerklärung für die Apps der Kidesia GmbH
Anbieterin und Entwicklerin: Kidesia GmbH, Ulmenstrasse 16, 6003 Luzern, Schweiz
Kontakt für Datenschutzanliegen: datenschutz@kidesia.ch
Stand: 1. September 2026
Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die Apps der Kidesia GmbH erheben, verwenden und weitergeben, wie lange sie gespeichert und wie sie gelöscht werden. Sie ergänzt die allgemeinen Datenschutzrichtlinien der Kidesia GmbH und geht für die Apps diesen im Konfliktfall vor. Grundlage ist das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG); für Nutzerinnen und Nutzer im EWR gelten zusätzlich die Bestimmungen der DSGVO.
Apps und verarbeitete Daten
| App | Nutzerkreis | Verarbeitete Daten | Zugriffe auf dem Gerät und Dienste |
|---|---|---|---|
| kidesia Eltern ch.kidesia.ionic.app | Erziehungsberechtigte | Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, Notfallkontakte und Abholberechtigten; Stammdaten, Betreuungszeiten, An- und Abwesenheiten sowie Tagesablauf der betreuten Kinder und ihrer Geschwister; optionale Gesundheitsangaben (Allergien, Spezialnahrung, Krankheiten, Medikation); Chat-Nachrichten, Mitteilungen und Fotos. | Kamera und Fotomediathek nur zum Aufnehmen, Auswählen und Speichern einzelner Bilder; Mitteilungen für Push-Nachrichten. Nutzt Push (Firebase) und Absturzberichte (Sentry). |
| kidesia Daily ch.kidesiadaily.app | Personal von Betreuungseinrichtungen | Konto- und Personaldaten der Nutzenden; Stammdaten, Anwesenheiten, Tagesberichte und Gesundheitsangaben der betreuten Kinder und ihrer Geschwister; Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten; Chat-Nachrichten, Mitteilungen und Fotos aus dem Betreuungsalltag. | Kamera und Fotomediathek nur zum Aufnehmen, Auswählen und Speichern einzelner Bilder; Mitteilungen für Push-Nachrichten. Nutzt Push (Firebase) und Absturzberichte (Sentry). |
| Timesia ch.kidesia.timeesiaapp | Mitarbeitende von Betrieben | Personaldaten (Name, Kontaktangaben, Team, Standort, Pensum); Arbeitszeiten, Buchungen, Salden und Dienstplan; Absenzen einschliesslich Krankmeldungen; Mitteilungen, Pinnwand-Beiträge und Dokumente, die der Betrieb bereitstellt. | Dateispeicher nur für Downloads, die Sie auslösen; Mitteilungen für Push-Nachrichten. Kein Standort, keine Kamera. Nutzt Push (Firebase) und Absturzberichte (Sentry). |
| Timesia Terminal ch.kidesia.timesiaterminalapp | Mitarbeitende am Standort, an einem gemeinsam genutzten Gerät | Anmeldedaten des Terminals sowie gewählter Standort und Team; Namen, Teamzuordnung und Anwesenheitsstatus der am jeweiligen Tag eingeplanten Mitarbeitenden; Ein- und Ausstempelzeiten mit Tätigkeitsart; persönlicher PIN, der nur zur Prüfung an den Server übermittelt und nicht auf dem Gerät gespeichert wird. | Keine Push-Nachrichten, keine Kamera, keine Fotos, kein Standort, keine Dateien – nur eine Internetverbindung. Absturzberichte (Sentry) enthalten zusätzlich den Namen des angemeldeten Terminalkontos und die Serveradresse des Betriebs. |
| kidesia Mitarbeiter (alt) Vorgängerversion von kidesia Daily | Personal von Betreuungseinrichtungen | Dieselben Daten wie kidesia Daily. Die App wird nicht mehr weiterentwickelt; wir empfehlen den Wechsel auf kidesia Daily. | Wie kidesia Daily. |
Zusätzlich gilt für alle Apps: Sie speichern lokal auf dem Gerät den Anmeldestatus, den Sitzungs-Token und zwischengespeicherte Inhalte, damit nicht bei jedem Start eine neue Anmeldung nötig ist. Diese Daten verlassen das Gerät nicht und werden beim Abmelden oder Deinstallieren gelöscht. Beim Zugriff auf unsere Server werden IP-Adresse, Client- bzw. Browser-Typ sowie Datum und Uhrzeit protokolliert. Jede Berechtigung kann jederzeit in den Systemeinstellungen des Geräts widerrufen werden; die übrigen Funktionen bleiben nutzbar.
Keine der Apps verwendet Daten für Werbung. Sie enthalten keine Werbung, kein Werbe- oder Tracking-SDK, keine Werbe-ID und kein Nutzungs-Tracking zu Marketingzwecken. Es findet weder Profiling noch automatisierte Einzelentscheidung statt. Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht an Werbenetzwerke oder Datenhändler weiter.
Verantwortlichkeit und Zweck
Alle Apps werden im Auftrag der Organisation betrieben, die die Software einsetzt: bei kidesia Eltern, kidesia Daily und kidesia Mitarbeiter (alt) ist dies die Betreuungseinrichtung, bei Timesia und Timesia Terminal der Betrieb bzw. Arbeitgeber. Diese Organisation entscheidet über Zweck und Mittel der Datenbearbeitung und ist Verantwortliche im Sinne des DSG bzw. der DSGVO; die Kidesia GmbH bearbeitet die Daten ausschliesslich in deren Auftrag als Auftragsbearbeiterin, gestützt auf einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung (AVV).
Zugänge werden von dieser Organisation erstellt und verwaltet; eine öffentliche Selbstregistrierung gibt es bei keiner App. Die Daten dienen der Bereitstellung der App-Funktionen, dem Informationsaustausch zwischen der Organisation und den Nutzenden, der Verwaltung von Zugang und Authentifizierung, der IT-Sicherheit, der Zustellung von Push-Nachrichten, der Fehlerbehebung sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten – bei Timesia insbesondere der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung. Grundlage sind die Erfüllung des Vertrags über die Software, gesetzliche Pflichten sowie die Einwilligung der betroffenen Personen, deren Einholung in der Verantwortung der Betreuungseinrichtung bzw. des Betriebs liegt. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Push-Nachrichten und Absturzberichte
Für Push-Nachrichten setzen wir Firebase Cloud Messaging ein (nicht bei Timesia Terminal). Die Nachrichten selbst enthalten keine Personendaten, sondern nur allgemeine Hinweise wie „Sie haben eine neue Nachricht erhalten.“ An Firebase übermittelt werden App-Version, Plattform und SDK-Version, Gerätebezeichnung und -typ, Hardware- und Geräte-ID, Push-Token, Spracheinstellung, Opt-in- und Login-Status sowie letzte Öffnung und Nutzungsdauer der App. Push-Nachrichten können jederzeit in den Einstellungen der App oder des Geräts deaktiviert werden.
Zur Stabilität der Apps erfassen wir Absturz- und Fehlerberichte mit Sentry: Fehlermeldungen und technische Ablaufinformationen, App-Version, Betriebssystem, Gerätetyp und Zeitpunkt des Fehlers. Nachrichteninhalte, Fotos und Gesundheitsdaten werden dabei nicht übermittelt. Die Berichte werden ausschliesslich zur Fehlerbehebung ausgewertet und gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden.
Weitergabe und Speicherort
Daten werden nur weitergegeben an Ihre Betreuungseinrichtung bzw. Ihren Betrieb als Verantwortliche, an unsere Hosting-Dienstleister in der Schweiz, an Google für die technische Zustellung von Push-Nachrichten sowie an Sentry (Functional Software, Inc.) für Absturzberichte. Nutzt Ihre Betreuungseinrichtung bzw. Ihr Betrieb die entsprechende Funktion, werden Inhalte und Mitteilungen zudem von Schweizer Dienstleistern für Übersetzung und KI-gestützte Funktionen verarbeitet; dies geschieht nicht in der App, sondern auf Servern in der Schweiz, und die Daten werden weder für eigene Zwecke dieser Dienstleister noch für das Training von KI-Modellen verwendet. Alle Auftragsbearbeiter sind in der Liste der Unterauftragsbearbeiter aufgeführt und vertraglich zur Vertraulichkeit und zu einem gleichwertigen Datenschutzniveau verpflichtet; darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind.
Die Personendaten der Apps werden in der Schweiz gespeichert. Ausgenommen sind die oben genannten technischen Daten für Push-Nachrichten und Absturzberichte, die auch in den USA bearbeitet werden können; die Bekanntgabe erfolgt gestützt auf die Standardvertragsklauseln bzw. einen anerkannten Angemessenheitsbeschluss.
Datensicherheit
Die gesamte Kommunikation zwischen App und Server ist mit TLS/SSL verschlüsselt. Jede Betreuungseinrichtung und jeder Betrieb wird in einer eigenen Datenbank geführt. Der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt: Erziehungsberechtigte sehen ausschliesslich die Daten der eigenen Familie, Mitarbeitende nur die Daten ihres Zuständigkeitsbereichs. Passwörter und PINs werden nicht im Klartext gespeichert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen gemäss anerkannten IT-Standards gegen unbeabsichtigte oder unberechtigte Veränderung, Löschung, Bekanntgabe und Verlust.
Aufbewahrungsdauer
Die Daten werden bearbeitet, solange die Software durch die verantwortliche Organisation und die betroffene Person genutzt wird. Fällt der Zweck weg – etwa weil der Betreuungsvertrag ausläuft oder das Arbeitsverhältnis endet –, entscheidet die verantwortliche Organisation über die Löschung; wir löschen die Daten auf deren Anweisung oder auf Ihr Begehren hin, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht – für Arbeitszeit- und Absenzdaten beträgt diese fünf Jahre. Eine automatische Löschung nach einer festen Frist erfolgt nicht. Sicherungskopien werden im Rahmen der üblichen Backup-Zyklen überschrieben.
Auf Verlangen stellen wir die Daten vor der Löschung in geeigneter Form zur Verfügung. Lokal auf dem Gerät gespeicherte Daten werden beim Abmelden oder Deinstallieren entfernt.
Konto und Daten löschen
Zugänge werden von Ihrer Betreuungseinrichtung bzw. Ihrem Betrieb erstellt und verwaltet. Sie können die Löschung verlangen
- direkt bei Ihrer Betreuungseinrichtung bzw. Ihrem Arbeitgeber, die den Zugang in der Software löschen können, oder
- per E-Mail an datenschutz@kidesia.ch mit dem Betreff „Konto löschen“, unter Angabe Ihres Namens, der betroffenen App und Ihrer Betreuungseinrichtung bzw. Ihres Betriebs.
Wir bestätigen den Eingang und bearbeiten das Begehren in Absprache mit der verantwortlichen Organisation in der Regel innert 30 Tagen. Gelöscht werden der Zugang sowie die zugehörigen Kontakt-, Betreuungs- bzw. Personal-, Kommunikations- und Bilddaten. Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt statt gelöscht und danach entfernt. Timesia Terminal führt keine persönlichen Konten: Das Terminal wird vom Betrieb eingerichtet und entfernt, die Buchungen gehören zum Zeiterfassungskonto in Timesia. Die Deinstallation einer App löscht nur die lokal gespeicherten Daten, nicht die Daten auf den Servern.
Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen – und bei kidesia Eltern zu Ihren Kindern – gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Herausgabe der Daten und Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Nutzung der App kann dadurch eingeschränkt oder unmöglich werden. Anfragen richten Sie an datenschutz@kidesia.ch; zur Wahrung Ihrer Rechte können wir eine Identifikation verlangen. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) bzw. bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.
Alle Apps richten sich ausschliesslich an Erwachsene und sind nicht zur Nutzung durch Kinder bestimmt; Daten über Kinder werden ausschliesslich durch die Betreuungseinrichtung und die Erziehungsberechtigten erfasst. Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die Apps, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern; massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Kidesia GmbH
Ulmenstrasse 16
6003 Luzern
Schweiz
datenschutz@kidesia.ch