Datenschutz

In unseren Datenschutzrichtlinien informieren wir Sie darüber, was Personendaten sind und wie wir bei kidesia GmbH im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit mit ihnen umgehen. Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit sensibler Daten stehen für uns an erster Stelle. Daher ist es für uns selbstverständlich, dass wir Personendaten ausschliesslich in Beachtung und Übereinstimmung mit dem neuen schweizerischen Datenschutzgesetz (nachfolgend „DSG“) verarbeiten.

Für die Apps der Kidesia GmbH (kidesia Eltern, kidesia Daily, Timesia und Timesia Terminal) gilt ergänzend die Datenschutzerklärung für die Apps, die pro App beschreibt, welche Daten verarbeitet und weitergegeben werden und wie sie gelöscht werden können.

Personendaten

Der Begriff „Personendaten“ umfasst sämtliche Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Die Personendaten werden ausschliesslich in dem Umfang gesammelt, der für das Angebot der Betreuungseinrichtung notwendig ist. Die Personendaten werden zudem für den Informationsaustausch zwischen der Betreuungseinrichtung, deren MitarbeiterInnen und den Erziehungsberechtigten verwendet.

Die Personendaten werden immer im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz gespeichert. Falls eine Einwilligung zur Speicherung spezifischer persönlicher Daten notwendig ist, liegt die Verantwortung bei der Betreuungseinrichtung, die notwendige Einwilligung der Erziehungsberechtigten zu erhalten.
Sind die Erziehungsberechtigten nicht mit der Speicherung ihrer Daten einverstanden, müssen sie direkt ihre Betreuungseinrichtung informieren. Die Verantwortung für die rechtmässige Erfassung, Nutzung, Bearbeitung und Weitergabe der Personendaten liegt bei der Betreuungseinrichtung.

Von den Betreuungseinrichtungen übermittelte Daten

Im Rahmen des Betreuungsauftrags der Kindertagesstätte werden notwendige Personendaten über die Software verarbeitet. Diese Daten sind vor Dritten geschützt und umfassen

Kontaktangaben (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) von MitarbeiterInnen, Kindern, Erziehungsberechtigten und Abholberechtigten
Geschlecht und Geburtsdatum der Kinder(Optional) Informationen zum Tagesablauf, allfälligen Krankheiten, Impfstatus, Allergien (inkl. notwendige Medikationen
(Optional) Erfassen von Bemerkungen pro Kind
Termine bzw. Kalenderdaten in Bezug auf den Betreuungsalltag
(Optional) Fotos der Kinder, die Betreuungseinrichtung ist verantwortlich bei den Eltern eine Einverständniserklärung einzuholen

Von den Erziehungsberechtigten übermittelte Daten

Ebenfalls werden Personendaten erhoben, wenn Erziehungsberechtigte diese bei der Nutzung oder Anmeldung der Software übermitteln. Auch diese Daten sind geschützt und umfassen

Kontaktangaben (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) Kindern, Erziehungsberechtigten, Notfallkontakte und abholberechtigte Personen
Geschlecht und Geburtsdatum der Kinder
(Optional) Informationen zu Spezialnahrung, Krankheiten, Impfstatus, Allergien (inkl. notwendige Medikationen)

Kontaktformular

Personendaten werden ebenfalls beim Ausfüllen des Kontaktformulars oder unserem kostenlosen Testangebot verarbeitet.

Allgemeine Nutzungsdaten

Bei der Nutzung der Software werden automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen protokolliert. Es handelt sich dabei um folgende Informationen:

IP-Adresse
Browser-Typ und die verwendete Version
Datum und Uhrzeit der Registrierung und des Zugriffs

Zweck der Datenbearbeitung

Um die Nutzung der Software in dem von den Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten gewünschten Umfang sicherzustellen, bearbeiten wir Personendaten. Insbesondere werden die Daten zum Zweck des Informationsaustausches zwischen den Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten bearbeitet. Zusätzlich bearbeiten wir Daten, um die Benutzung und den Zugang zur Software zu verwalten sowie die Leistungsfähigkeit des Angebots und der Funktionen zu überwachen und zu verbessern. Mittels geeigneter Voreinstellungen wird sichergestellt, dass die Bearbeitung der Personendaten auf das für die genannten Verwendungszwecke nötige Mindestmass beschränkt ist, soweit nichts anderes gewünscht ist.

Zugriffsrecht und Weitergabe der Personendaten an Dritte

Im Verhältnis zwischen Kindertagesstätte bzw. deren Personal und Erziehungsberechtigten: Die Software bezweckt unter anderem den Informationsaustausch zwischen Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten. Entsprechend können die Erziehungsberechtigten eine Einsicht verlangen, in die von der Kindertagesstätte bzw. deren Personal erfassten Daten. Die Verantwortung für die rechtmässige Erfassung, Nutzung, Bearbeitung und Weitergabe der Personendaten eines Kindes durch die Kindertagesstätte bzw. deren Personal oder durch die Erziehungsberechtigten verbleibt bei den Erfassern dieser Daten. Sollten einzelne Erziehungsberechtigte mit der vorgesehenen Datenbearbeitung durch uns nicht einverstanden sein, ist die Kindertagesstätte bzw. deren Personal dafür verantwortlich, die betreffenden Daten der Erziehungsberechtigten und deren Kinder nicht in der Software zu erfassen und/oder für deren Löschung besorgt zu sein.

Im Verhältnis zu Dritten:
Zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten und im Rahmen des vorstehenden Zwecks der Datenbearbeitung können wir sodann die Personendaten an Dritte weitergeben, welche die Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag bearbeiten (insbesondere an IT-Dienstleister in der Schweiz (bspw. Hosting) sowie Anbieter von Übersetzungs- und KI-Diensten in der Schweiz, zudem für Push-Nachrichten an Firebase Cloud Messaging und für Fehlermeldungen an Sentry). Alle Auftragsbearbeiter sind in der Liste der Unterauftragsbearbeiter aufgeführt. Wenn wir Personendaten an Dritte übermitteln, stellen wir sicher, dass der Empfänger der Daten ein gleichwertiges Datenschutzniveau wie wir gewährleistet und zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.

Hosting

Die Daten der Kidesia-Software werden in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert, bei der Nine Internet Solutions AG (Zürich) und der Infomaniak Network AG (Genf). Für die Push-Nachrichten der Apps wird Firebase Cloud Messaging eingesetzt, für Fehler- und Absturzmeldungen Sentry; dazu finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten weitere Informationen.

Website: Cookies, Webanalyse und externe Dienste

Auf unserer Website können Sie Statistik und Werbemessung unabhängig voneinander erlauben oder ablehnen. Diese Messungen aktivieren wir erst nach Ihrer Einwilligung. Google Maps und der Buchungskalender von Cal.com laden auf den jeweiligen Seiten automatisch und werden durch diese Auswahl nicht deaktiviert. Ihre Auswahl für die Messungen speichern wir für 180 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers. Über «Cookie-Einstellungen» im Seitenfuss können Sie Ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen. Einzelheiten zu Diensten, Speicherfristen und Widerruf finden Sie auf unserer Cookie-Seite.

Mit Ihrer Erlaubnis für Statistik setzen wir die selbst betriebene Umami-Webanalyse auf Servern in der Schweiz ein. Sie erfasst Seitenaufrufe, Klicks und erfolgreiche Anfragen oder Buchungen sowie technische Besuchsdaten. Dafür werden keine Analyse-Cookies verwendet und keine IP-Adressen als solche gespeichert. Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen und Google-Klick-IDs werden nicht als Analyseereignisse übermittelt. URL-Parameter und Fragmente werden vor dem Versand entfernt.

Erfolgsmessung von Google-Ads-Anzeigen

Nur mit Ihrer Einwilligung für Werbemessung speichern wir die Google-Klick-ID (gclid) und vorhandene Kampagnenparameter bis zu 90 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers. Bei einer Test-, Kontakt- oder Angebotsanfrage speichern wir diese Angaben und den Einwilligungsnachweis zusammen mit Ihrer Anfrage. Bei einer Demo-Buchung geben wir sie als Buchungsmetadaten an Cal.com weiter und speichern sie mit der Buchungsreferenz. Zur Zuordnung späterer Kontakte speichern wir intern auch Ihre E-Mail-Adresse. Für die Erfolgsmessung übermitteln wir die Klick-ID, die Art der Conversion und den Zeitpunkt an Google Ads. Ihre E-Mail-Adresse ist in diesem Export nicht enthalten. Ohne Einwilligungsnachweis wird keine Conversion exportiert. Ein Widerruf löscht die lokalen Kampagnenangaben und verhindert neue Messungen; bereits übermittelte Angaben werden nicht automatisch gelöscht.

Google Maps und Cal.com

Google Maps auf der Kontakt- und Testseite sowie Cal.com auf der Demo-Seite sind direkt eingebunden und laden automatisch, ohne zusätzliche Freigabe im Cookie-Banner. Dabei erhalten die Anbieter technische Daten wie Ihre IP-Adresse und können Cookies verwenden. Bei einer Terminbuchung verarbeitet Cal.com zusätzlich Ihre Buchungsangaben. Die Nutzung dieser Dienste aktiviert keine Werbemessung; diese benötigt Ihre separate Einwilligung. Bei Google und Cal.com kann eine Datenbearbeitung ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA, stattfinden. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google und die Datenschutzhinweise von Cal.com. Alternativ können Sie uns per Telefon oder E-Mail kontaktieren.

Verwendung von Firebase Cloud Messaging (Push-Nachrichtendienst)

Wir verwenden zum Versand von Push-Nachrichten die Dienste und Funktionen des Unternehmens Firebase Inc., San Francisco, USA. Die Push-Nachrichten können jederzeit in den Einstellungen der kidesia Software deaktiviert werden.
Die von unserer App gesendeten Push-Nachrichten beinhalten keine Personendaten, sondern nur allgemeine Informationen, um die Erziehungsberechtigten auf neue, in der App abrufbare Inhalte hinzuweisen (z.B. in der Form „Sie haben eine neue Nachricht erhalten.“).

Folgende Daten werden Firebase zur Bereitstellung des Push-Nachrichtendienstes zur Verfügung gestellt

Installierte App-Version
Opt-in Status und Datum
Gerätebezeichnung und -typ
Hardware ID
Geräte ID
Spracheinstellung der App und des Geräts
Login-Status des Endbenutzers
Letzte Öffnung der App und Nutzungsdauer der App
Plattform (iOS oder Android)
Technische Informationen zur Schnittstelle („SDK Version“)

Verwendung von Sentry (Fehler- und Absturzmeldungen)

Zur technischen Fehlerbehebung erfassen wir Fehler- und Absturzmeldungen der Software mit Sentry (Functional Software, Inc.). Die Meldungen werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland) gespeichert, ausschliesslich zur Fehlerbehebung ausgewertet und gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden. Welche Angaben die Absturzberichte der Apps enthalten, beschreibt die Datenschutzerklärung für die Apps.

Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten die Personendaten, um unsere vertraglichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Software zu erfüllen (Art. 6 Abs. 3 und Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG). Die Einholung der Einwilligung zur Datenbearbeitung der betroffenen Personen bzw. deren gesetzlicher Vertreter liegt in der Verantwortung der Kindertagesstätte bzw. deren Personal. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Speicherung der Personendaten

Die Personendaten der Kidesia-Software werden – mit Ausnahme der durch den Push-Nachrichtendienst Firebase Cloud Messaging und der für Fehler- und Absturzmeldungen durch Sentry bearbeiteten Personendaten – in der Schweiz gespeichert. Für diese Ausnahmen erfolgt die Bekanntgabe gestützt auf die Standardvertragsklauseln bzw. einen anerkannten Angemessenheitsbeschluss. Für die externen Website-Dienste gelten die oben beschriebenen Hinweise zu Google und Cal.com. Darüber hinaus dürfen Personendaten nicht ins Ausland bekannt gegeben werden. Als Bekanntgeben gelten folglich die aktive Weitergabe sowie das passive Zugänglichmachen von Personendaten, die es einem Dritten ermöglichen, vom Inhalt solcher Daten Kenntnis zu nehmen. Es liegt keine Bekanntgabe von Personendaten vor, wenn eine Mitarbeiterin eines Verantwortlichen in der Schweiz bspw. während einer Ferienreise oder aus dem Home Office aus dem Ausland auf Personendaten zugreift, die ihr im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit in der Schweiz ohnehin auch vorliegen, sofern sie die Daten keinen Drittpersonen im Ausland vorzeigt oder übergibt; gleiches gilt für Erziehungsberechtigte, die während eines Aufenthalts im Ausland auf die sie betreffenden Personendaten zugreifen.

Dauer der Speicherung

Die Personendaten werden solange durch uns bearbeitet, wie die Software von den Erziehungsberechtigten und der Kindertagesstätte bzw. deren Personal genutzt wird. Läuft der Betreuungsvertrag zwischen der Kindertagesstätte und den Erziehungsberechtigten aus, werden die Personendaten gelöscht, da der Zweck der Bearbeitung entfällt. Auf Verlangen stellen wir die Personendaten bezüglich ihrer Kinder den Erziehungsberechtigten in geeigneter elektronischer oder physischer Form vor der Löschung zur Verfügung.

Datensicherheit und Vertraulichkeit

Die Datenbearbeitung ist technisch und organisatorisch so ausgestaltet, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, insbesondere die Grundsätze des revDSG. Wir treffen angemessene Massnahmen gemäss anerkannten IT-Standards, um die in der Software gespeicherten Personendaten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Zugriff, Weitergabe oder Benutzung und gegen teilweisen oder vollständigen Verlust zu schützen.

Jede Betreuungseinrichtung wird in einer eigenen Datenbank geführt, um optimalen Schutz zu garantieren. Die Kommunikation zwischen Benutzer und Server ist immer mit TLS/SSL verschlüsselt.

Die Betreuungseinrichtung, deren Personal und die Erziehungsberechtigten sind ebenso verpflichtet, die in ihrer Macht stehenden Massnahmen zu treffen, um unbefugten Personen den Zugang zu den Personendaten zu verwehren.

Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung (AVV) bildet einen integrierenden Vertragsbestandteil, sofern es sich bei den von Kidesia erbrachten Bearbeitungen von Personendaten um eine Auftragsbearbeitung handelt. Der AVV findet sich hier, die Liste der Unterauftragsbearbeiter ebenfalls auf dieser Website. Der AVV kann jederzeit durch Kidesia angepasst werden. Der Kunde wird über entsprechende Anpassungen vorgehend informiert.

Auskunft, Korrektur und Löschung

Die Betreuungseinrichtung bzw. deren Personal und die Erziehungsberechtigten haben jederzeit das Recht zu erfahren, welche sie bzw. ihre Kinder betreffenden Daten bei kidesia gespeichert sind, und können diese jederzeit löschen oder korrigieren lassen. Die Einwilligung zur Datenbearbeitung kann widerrufen oder eingeschränkt werden. Wir weisen aber darauf hin, dass bei Widerruf oder Einschränkung der Einwilligung zur Datenbearbeitung die Nutzung der Software beeinträchtigt oder unmöglich gemacht wird. Im Falle einer Korrektur oder Löschung von Daten sind wir berechtigt, dies den betroffenen Kindertagesstätten bzw. deren Personal oder den betroffenen Erziehungsberechtigten mitzuteilen.

Kontakt

Fragen zur Datenbearbeitung sowie Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsbegehren sind per E-Mail an datenschutz@kidesia.ch zu stellen.